個人情報保護方針

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個人情報保護方針

平成27年10月1日制定
愛知商工連盟協同組合
理事長　鹿島　均

　愛知商工連盟協同組合（以下「当組合」といいます。）は、個人情報保護に対する社会的要請を十分に認識し、個人情報の適正な取扱いを推進していくことが、会計処理、労務管理、技能実習生受入れ、ビジネスマッチング、マーケティングサポート及びセミナー・研修事業等において、大量の個人情報及び重要な情報を取扱う事業協同組合としての重大な社会的責務であると認識しています。

　当組合は、このような責務を十分に果たしていくとともに、当組合が、その事業において取扱う個人情報のご本人の権利利益を保護するため、以下の基本方針にしたがって、個人情報保護の管理体制（以下「個人情報保護マネジメントシステム」といいます。）の確立、実施、維持及び改善の推進、また個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守に、全組合を挙げて最大限の努力をします。

１．当組合は、会計処理、労務管理、技能実習生受入れ、ビジネスマッチング、マーケティングサポート及びセミナー・研修事業等において取扱う個人情報並びに自己の採用・雇用等の労務管理において取扱う個人情報、その他当組合が取扱う個人情報の取得、利用及び提供に関して、以下の（１）から（３）の方針にしたがって行動します。

（１）当組合は、個人情報を適法、かつ、公正な手段で取得し、法令により例外として扱われる場合を除き、利用目的をあらかじめ公表又は取得後速やかにご本人に通知若しくは公表いたします。また、ご本人から書面で直接取得する場合には、あらかじめその利用目的を明示します。

（２）当組合は、利用目的をできる限り特定した上で個人情報を取得し、あらかじめご本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われる場合を除き、その取得時の利用目的の範囲内でのみ、個人情報を取扱います。また、当組合は、上記の利用目的の範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないため、社内規程及び社内体制を整備します。

（３）当組合は、あらかじめご本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われる場合を除き、第三者に個人情報を提供しません。

２．当組合は、「個人情報の保護に関する法律」、その他個人情報の保護に関する関係諸法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

３．当組合は、当組合が取扱う個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止及び是正、その他個人情報の安全管理のため、社内規程及び社内体制を整備した上で、必要、かつ、適切な措置を講じます。また、当組合の全従業者に対して、個人情報保護の教育を行うとともに、当組合が個人情報に関する業務を委託する場合、その委託先を適切に監督します。

４．当組合は、当組合における個人情報の取扱い及び当組合の個人情報保護マネジメントシステムに関するご本人からの苦情及び相談を受付け、適切、かつ、迅速に対応するため、社内規程及び社内体制を整備します。

５．当組合は、本方針を実行するため、個人情報保護管理責任者を設置し、個人情報保護マネジメントシステムを整備するとともに、社内規程の制定及びマニュアル等の作成を行い、当社の全従業者に対し、それらの周知徹底を図ります。また、当組合は、当組合の個人情報保護マネジメントシステムに対する適正な運用確認及び監査を実施し、その継続的な改善に努めます。

６．当組合における個人情報の取扱い及び当組合の個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情及び相談の窓口は、以下のとおりです。

名称：個人情報苦情・相談受付窓口
TEL：052-721-0082 FAX：052-721-0244
住所：〒461-0040 名古屋市東区矢田1-3-11 愛商連本部会館
E-mail：privacy@aishoren.or.jp

当組合の代表者は、本方針を文書化（ウェブページへの掲載を含む。）し、当組合の従業者に周知させるとともに、一般の方が入手できる措置を講じます。

＜個人情報の利用業務について＞

１．取引先企業（委託元）から委託された個人情報に対する当組合の利用目的について当組合は、取引先企業から委託された個人情報に対し、委託業務の契約範囲内の利用目的に限定して取扱い、他の目的には利用いたしません。

（１）会計処理業務: 各種帳簿、試算表、決算書の作成その他の会計処理に関する業務
（２）労務管理業務: 給与計算その他の労務管理に関する業務
（３）技能実習生受入れ業務: 入国管理局への申請、届出、報告その他の手続及び監理団体として行う監理、監査等に関する業務
（４）ビジネスマッチング業務: 日本及び海外の事業者の紹介、斡旋、提携に関する業務
（５）マーケティングサポート業務: 日本及び海外における市場調査、市場開拓に関する業務

２．個人情報のご本人から直接個人情報を取得する場合の利用目的について当組合は、ご本人から直接個人情報を取得する場合、その都度、利用目的を明示し、その目的範囲内の取扱いに限定します。

（１）組合員の名簿作成、組合費の請求及び入金管理に関する業務
（２）セミナー・研修事業における申込み、請求、入金及び出欠確認に関する業務
（３）当組合へのお問合せに対するご連絡およびご回答のため
（４）当組合にご請求いただいた資料等の送付のため
（５）当組合の採用活動及び従業者の雇用管理のため
（６）入退室管理（当組合施設への入退の際にご記入いただいた個人情報）のため
（７）当組合の個人情報保護マネジメントシステム運用（同意書、誓約書、記録票等作成）のため

　当組合は、当組合が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用・提供の拒否（以下「開示等」といいます）を求める手続を他の法令等の規定により対応できない場合を除き、以下のとおりとします。

１．開示等の請求手続ができる方: （１）個人情報の本人; （２）未成年者又は成年被後見人の法定代理人; （３）ご本人が委任した代理人（任意代理人）

２．ご請求方法: 開示等をご希望の方は、下記の個人情報苦情・相談受付窓口までご連絡ください。折り返し、当組合から「保有個人データ開示等請求書」をご送付いたします。また、申請書は下記からダウンロードしていただけます。
保有個人データ開示等請求書（PDF）

「保有個人データ開示等請求書」に必要事項をご記入の上、下記のご本人または代理人・代理関係確認書類をご同封の上、下記の個人情報苦情・相談窓口までご送付ください。また、利用目的の通知、開示をご請求の場合は1,000円分の定額小為替（郵便局発行）をご同封ください。

※１　当組合への郵送料、定額小為替の発行手数料につきましては、ご本人または代理人のご負担とさせていただきます。
※２　手数料（利用目的の通知、開示をご請求の場合のみ必要）が不足していた場合、または手数料が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、ご請求がなかったものとして対応させていただきます。

３．確認書類のご提出
（１）本人を確認する書類（以下の何れかの書類を本人確認書類として、ご提出ください。）

①運転免許証の写し
②パスポートの写し
③住民票の写し（個人番号が含まれないもの）
④健康保険証の写し
⑤在留カードの写し

※本人確認書類に本籍地住所・個人番号が含まれる場合は本籍地住所・個人番号のすべてを黒く塗りつぶしてください。

（２）請求者が未成年者の法定代理人（親権者）の場合に必要な追加添付書類（代理人が申請する場合は、本人確認書類に加え、以下の何れかの法定代理人であることを証する書類を添付してください。）

①戸籍簿謄本の写し
②その他法定代理権の確認できる公的書類の写し

※書類に本籍地住所・個人番号が含まれる場合は本籍地住所・個人番号のすべてを黒く塗りつぶしてください。

（３）請求者が成年被後見人の法定代理人（成年後見者）の場合に必要な追加添付書類（代理人が申請する場合は、以下のいずれかの書類を代理関係証明書類として、ご提出ください。）

①後見登記等に関する登記事項証明書の写し
②その他法定代理権の確認できる公的書類の写し

※書類に本籍地住所・個人番号が含まれる場合は本籍地住所・個人番号のすべてを黒く塗りつぶしてください。

（４）請求者が委任状によるの代理人の場合、『本人の委任状（原本）』の添付が必須です。

４．当組合からの回答方法
当組合からの回答は、ご請求されたご本人または代理人に直接、文書でご送付いたします。

※１　開示等のご請求が、ご本人からのもの、またはその代理人の方からのものであることを確認するため、ご本人またはその代理人の方に、当社から連絡をさせていただく場合があります。
※２　開示等ご請求の手続の過程で取得した個人情報は、開示等の手続に必要な範囲のみに限定して利用いたします。
※３　本人確認のための書類、代理人確認のための書類および代理関係を確認する書類は、ご回答通知書と共に返却いたします。
※４　法令等の規定によって、開示等のご請求に対応および回答できない場合は、その根拠および理由を通知いたします。

＜開示等の請求先＞

愛知商工連盟協同組合個人情報苦情・相談受付窓口責任者
TEL：052-721-0082 FAX：052-721-0244
住所：〒461-0040 名古屋市東区矢田1-3-11 愛商連本部会館
E-mail：privacy@aishoren.or.jp

※お電話での受付時間は、平日の午前9 時00 分から午後5 時30 分までとなります。
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